Se determina conjuntamente por los Vicerrectores, Decanos, Directores de Unidades Administrativas, y la Dirección de GOB D+I, el grupo de datos que se quiere gobernar.

En esta fase se realizan Sesiones Estratégicas, que tienen por objeto determinar qué datos serán estratégicamente convenientes para la toma de decisiones a nivel institucional. En esta fase, también, se realizan Sesiones de Descubrimiento, correspondiente a sesiones de trabajo guiado, con múltiples involucrados con los grupos de datos. Con esta información el Custodio de Datos y parte del equipo hace una primera aproximación respecto a qué datos concretos se están midiendo. El resultado de esta etapa es tener una lista de datos por definir, saber con quién o quienes se tiene que trabajar en la definiciones y establecer los plazos para trabajar.

Se revisan las divergencias levantadas por los participantes y se logra un consenso, generando definiciones transversales y variaciones particulares.

El Custodio de Datos y parte del equipo sostienen múltiples conversaciones con el o los encargados identificados en la etapa anterior y se crea, el borrador de las definiciones a gobernar. Estas definiciones se componen de: el nombre, definición, detalle, responsable, fecha de medición, criterio de cálculo, fines para los cuales se puede usar, granularidad y nivel de privacidad. Estas definiciones se van ajustando en distintas sesiones de trabajo con los correspondientes encargados, lo que finalmente se puede ir afinando mediante correos electrónicos u otro medio digital.

Estas Definiciones Borrador, una vez que están aprobadas por los encargados con los cuales se estuvo trabajando, son compartidas con todos los Participantes del GOB D+I a través de la plataforma decisiones.uc.cl. En un plazo definido, todos o algunos de los Participantes del GOB D+I, pueden revisar las definiciones y hacer comentarios o sugerencias respecto de su contenido. De manera adicional, señalan su interacción con cada una de las Definiciones Borrador, dentro de las cuales se pueden designar como “Responsable”, “Experto”, “Consultado” e “Informado”.

En caso de haberse producido divergencias en cuanto a la Definición Borrador, se llevan a cabo Sesiones de Convergencia en las que interviene el Gran Custodio de Datos, como mediador y moderador, proponiendo bases de arreglo, a fin de solucionar las divergencias referidas.

Luego de la Sesión de Convergencia correspondiente, cada Definición Borrador es corregida junto a su Responsable del Dato e inscrita en el Diccionario Institucional, cambiando su denominación de Definición Borrador a Definición Gobernada.

En esta misma sesión el Responsable del Dato, confirma a su o sus Expertos en Datos, y el  Responsable del Dato quedará registrado en el Diccionario Institucional. 

Internado para construir canales de extracción de datos asegurando su actualización automática.

Se divide en dos momentos: Internado y Visualización. Lo primero corresponde a la etapa en que se define la operación de la extracción del grupo de datos, es decir, su formato y periodicidad de actualización. Intervienen los Expertos en Sistemas, el Responsable del Dato, los Expertos del Dato y la Subdirección de Tecnología de la Dirección de GOB D+I.

Para esto se intervendrán todos los sistemas tecnológicos de la UC que sean necesarios para extraer la información que la Definición Gobernada requiera. El Experto en Sistemas coordinará los Sistemas Institucionales para hacer la extracción posible.

En la segunda fase de Visualización: El Subdirector de Tecnología del GOB D+I, el Responsable del Dato y quien él designe realizarán en conjunto las visualizaciones borrador, como un paso previo a las visualizaciones definitivas, de manera de que la información entregada sea la más completa, íntegra y consistente, siguiendo los principios del GOB D+I.

Luego las Definiciones Gobernadas se ponen a disposición de los usuarios mediante las Visualizaciones dentro artículos de la plataforma web decisiones.uc.cl.

La accesibilidad tanto a las Definiciones Gobernadas como a las Visualizaciones en Artículos están establecidas en una relación entre su granularidad y nivel de privacidad, la cual fue otorgada por el Responsable de Datos y confirmada por los Participantes del GOB D+I.

Por otro lado, las autoridades de la institución tienen la potestad de otorgar acceso a los integrantes de sus unidades u otras contactando al equipo de la Dirección de GOB D+I.